Em resumo, a função da Assessora é facilitar a vida dos noivos ou de qualquer pessoa que esteja realizando um evento, nesse caso, vamos pontuar especificamente as funções na organização de um casamento, mas a intenção é auxiliar os noivos com todos os preparativos do evento, pra que tenham direcionamentos e indicações certeiras, bem como uma consultoria em caso de dúvidas quanto à tendência, paletas de cores, etc, até o pós casamento com conferência de quebras, sobras e organização/guarda de todos os pertences dos noivos.

No nosso trabalho, especificamente, temos dois tipos de Assessoria, sendo a Parcial e a Completa, mas o que seriam esses dois tipos de Assessoria? Explicarei a principal diferença entre as duas e descreverei, ainda, ponto a ponto do nosso trabalho, que é realizado em ambos os tipos de contrato.

Basicamente, a diferença crucial entre a Assessoria Parcial e Completa, é que na completa, eu, Ana Carvalho, presto um acompanhamento mais aprofundado, que é desde a realização dos orçamentos de pelo menos 3 fornecedores de cada segmento dentro do planejamento orçamentário do casal, bem como o acompanhamento no fechamento desses contratos e realização de visitas técnicas nesses fornecedores e auxílio nas escolhas, além da análise técnica com o olhar de Assessora e de Advogada (que é minha outra profissão) dos contratos, de forma minuciosa. No mais, os serviços que serão listados abaixo são comuns às duas assessorias, lembrando que, tais funções são para nortear o trabalho, mas cada evento e cada casal são únicos, sendo nossos serviços prestados de forma personalizada de acordo com o estilo, necessidades e particularidades do evento e do casal.

Além das funções listadas acima, que são estritamente relacionadas à assessoria completa, as listadas abaixo perfazem as atividades prestadas em ambos os tipos de contrato, nos preparativos e organização antes do evento, que são elas: Indicação dos melhores fornecedores em todos os segmentos, de acordo com o perfil do cliente; dicas e sugestões de tendências para casamentos; envio de um checklist cronológico com a definição de quais fornecedores deve ser solicitado o orçamento; acompanhamento com os fornecedores, realização de reuniões para melhor planejamento e detalhamento do evento; RSVP ativo via site do casal; pagamentos dos profissionais que ficarem para o dia; reunião 30 dias antes do evento, com os noivos; reunião final 15 dias antes do evento com os fornecedores;checklist final, na semana anterior ao evento, com preenchimento de questionário pelos noivos, para esclarecimento de dúvidas; contato com todos os padrinhos na semana do casamento; preparação dos Kits Toaletes (Material fornecido pelo cliente); contato prévio com a igreja ou local da cerimônia para verificação de todos os detalhes; contato com o celebrante para apresentação e verificação dos detalhes da cerimônia; vistoria antecipada do local da recepção com atenção a possíveis detalhes que possam incorrer em despesas para a contratante após o evento; contato com fornecedores e prestadores de serviços, na semana do evento, para a confirmação dos termos dos serviços contratados, como horário de montagem de equipamentos, chegada das respectivas equipes de trabalho e demais particularidades dos contratos, caso haja necessidade e interesse do cliente; elaboração do roteiro do casamento Religioso e cronograma da recepção.

Costumo dizer que o dia do evento é só 10% de todo o trabalho prestado, ou seja, a cereja do bolo, pois é a finalização de todo o trabalho já realizado no período dos preparativos do evento, que pode variar de 6 meses até 2 ou 3 anos. Assim, listaremos as funções prestadas no dia do evento, tanto na cerimônia quanto na recepção, para ambos os tipos de contrato, que são: verificação do funcionamento geral do evento, uma hora antes do horário marcado para iniciar a cerimônia; vistoria do local da Cerimônia Religiosa: estrutura física, limpeza, sonorização, iluminação entre outros; recebimento de objetos do evento, como alianças, objetos de damas e pajens entre outros; supervisão de pontualidade e cumprimento de contratos pelos fornecedores envolvidos no evento; identificação e Coordenação de todos os profissionais contratados para atuar no casamento; reserva de lugares especiais dentro da igreja ou do local da cerimônia para os pais, damas/pajens e padrinhos; conferencia dos itens contratados na decoração; conferencia junto ao grupo de música com relação aos instrumentos contratados e repertório selecionado pelos noivos, definição do sinal para o início da Cerimônia, início e término de cada música; assessoria completa aos noivos, pais, familiares e convidados no local da Cerimônia, através de informações sobre o evento, orientações de uma forma geral; colocação da Flor de lapela no noivo, pais dos noivos, padrinhos e pajens; montagem e coordenação do cortejo de entrada e saída e demais orientações junto aos padrinhos, pais, noivos, damas e pajens conforme normas da Igreja sobre os momentos da cerimônia; organização da entrada da noiva; assessoria e organização de todos os momentos especiais durante a cerimônia como distribuição de lenços de papel (caso necessário), passagem das pranchetas no momento da assinatura dos padrinhos, distribuição de convites individuais para recepção (se houver), arrumação do vestido da noiva (se a igreja permitir) e auxílio com o buquê; recepção dos noivos na saída da Igreja e acompanhamento até o carro que os transportará para arecepção; assessoria com sombrinhas no caso de sol ou chuva; verificação do funcionamento geral do evento no local, uma hora antes do horário previsto para iniciar a recepção; vistoria do local da Recepção: estrutura física, limpeza, iluminação, e demais instalações observando todos os itens que podem gerar despesas para o cliente; vistoria da organização do salão; supervisão de pontualidade e cumprimento de contratos pelos fornecedores envolvidos no evento; conferencia dos itens contratos no Buffet (antes e no término do evento); reserva de mesas especiais para os pais e família dos noivos recepção de convidados; recebimento, identificação, etiquetagem e guardar todos os presentes recebidos pelo cerimonial; acomodação de convidados de acordo com a capacidade de assentos disponíveis; orientação de todas as equipes atuantes para a ocasião; condução dos pais, padrinhos e familiares (avós e irmãos) na chegada à recepção ao salão principal ou mesa reservada; instruções aos seguranças e porteiros em relação ao controle da entrada; providenciar junto ao Buffet o lanche dos noivos, verificar onde eles irão lanchar e acompanhá-los; guardar o véu, sapatos, bouquet, terno e demais pertences dos noivos durante a recepção; coordenação e orientação do DJ ou Banda quanto ao horário e músicas para os momentos especiais; coordenação da simulação do corte do bolo e brinde dos noivos; organização para o momento de fotos com padrinhos, pais, avós, damas e pajens; organização para o momento em que a noiva joga o bouquet ou outro objeto; entrega de adereços de pista, brindes e lembrancinhas, fornecidos pelo cliente (se houver); organização para atrações e surpresas diferenciadas, previamente planejadas com o cerimonial; supervisão do serviço de Buffet para o bom atendimento a todos os convidados, verificando a satisfação do atendimento; providenciar junto ao Buffet lanche para toda a equipe que está atuando no evento, observando horário e intervalo afim de que não haja atrasos no retorno das atividades; sinalização para os noivos sobre a necessidade do uso de alimentos e bebidas consignados, conforme orientado pelo Buffet; assessorar os noivos, os pais, os convidados e fornecedores durante toda a recepção, conduzindo para que tudo ocorra perfeitamente; equipe atenta e em sintonia, a todos os detalhes e quesitos necessários, para o perfeito desempenho de todos os profissionais envolvidos.

Por fim e não menos importante, temos o pós evento, com as atribuições comuns aos dois tipos de assessoria: conferencia do Buffet; conferencia de peças e objetos de decoração para identificação de alguma perda aparente; conferencia das instalações do local do evento para identificação de algum estrago aparente; entrega de todas as sobras de lembrancinhas, objetos usados durante o evento, pertences pessoais, presentes recebidos e devidamente identificados com etiqueta para a pessoa que ficar responsável conforme determinado pelos noivos; entrega de todas as sobras de alimento e bebidas para a pessoa que ficar responsável conforme determinado pelos noivos. As bebidas e alimentos são entregues pelo Buffet acompanhadas pelo (a) coordenador (a) do cerimonial; fechamento do número de convidados presentes; entrega de relatório com a conferência realizada e registro de fatos ocorridos no evento, via e-mail na semana posterior ao evento.

Será uma honra poder participar do seu grande dia, prestando estes serviços listados e te dando total assessoria em qualquer necessidade ou imprevisto que ocorrer. Caso tenha gostado do nosso trabalho, entre em contato conosco para fazer um orçamento.